【追討欠款全攻略】5步驟教你撰寫專業索償信＋中文範本下載

前言

是否正為未收回的款項而煩惱，卻不知如何踏出第一步？一封專業的「索償信」是您追討欠款最有效、最正式的工具。本文將提供一份詳盡的索償信範本中文版，並一步步教您如何撰寫索償信，助您草擬一封清晰、有力且具備法律基礎的追討欠款信件範本，確保您的權益得到應有的保障。

一、為何必須撰寫專業索償信？它不只是催款，更是啟動法律追討的關鍵一步

在香港，當面對欠債不還的情況時，許多人第一反應可能是透過電話或即時通訊軟件催促。然而，這些非正式的溝通方式往往缺乏法律約束力。一封專業的索償信（Demand Letter），不僅僅是追數的工具，更是保障自身權益、為未來可能採取的法律行動鋪路的重要文件。

建立正式書面記錄：作為未來法律行動的依據

一封記錄清晰的索償信，是證明您已正式向對方提出索求的關鍵證據。信中會詳述欠款的來龍去脈、金額、日期及相關證明文件（如合約、發票單據）。萬一日後需要對簿公堂，例如入稟小額錢債審裁處，這封信將成為呈堂證供，證明您已盡力在訴訟前尋求解決方案，對法官的判斷有正面影響。

表明你的嚴正立場：讓對方正視欠款問題

相較於口頭追討，一份白紙黑字的書面信件，無疑更具嚴肅性及威懾力。它清晰地向對方傳達：您已準備好將事件升級，並非只是隨口說說。這種正式的態度，能有效施加心理壓力，促使對方認真看待欠款問題，從而提高對方主動聯絡您並商討還款方案的意願。

二、如何撰寫索償信？5大核心要素全解析

要撰寫一封有效的追討欠款信件，必須確保內容清晰、完整且具法律效力。以下五個核心要素，是構成一封專業索償信不可或缺的部分。

第一步：清晰列明雙方基本資料與欠款事由

信件的開首，必須準確無誤地列出雙方的基本資料。這不僅是格式要求，更是為了確保法律文件的精確性。

• 發信方（債權人）資料：您的全名、公司名稱（如適用）、地址及聯絡電話。
• 收信方（債務人）資料：對方的全名、公司名稱（如適用）及最後為人所知的地址。
• 欠款事由：簡潔有力地陳述債務的成因。例如：「關於 [日期] 簽訂之 [合約編號] 服務合約」、「有關 [發票編號] 之未付清款項」。

第二步：準確說明欠款金額、日期與相關證明

這是信件的核心部分，所有數字和日期都必須準確無誤，避免任何爭議空間。

• 欠款總額：清晰列明準確的欠款金額（HK$）。
• 欠款日期：註明款項到期的確實日期。
• 利息計算（如適用）：若合約訂明逾期還款會產生利息，應列明利息的計算方式及累計金額。
• 相關證明：在信中提及附上相關證明文件的副本，例如發票、合約、收據、已簽收的送貨單等，並將副本一併寄出。

第三步：設定明確的還款期限與方式

為對方提供一個清晰的行動指令，是成功追討欠款的關鍵。您需要設定一個合理而明確的還款期限，例如「請於本信發出日起計 14 天內清還上述款項」。期限不宜過短，以免對方以時間不足為藉口。同時，提供清晰的還款方式，如：

• 銀行轉帳資料（銀行名稱、戶口號碼及戶口持有人姓名）
• 支票抬頭及郵寄地址

第四步：闡明逾期未還的後續行動（警告條款）

這是索償信中最具威懾力的一部分。您需要清楚說明，若對方未能在指定期限內還款，您將會採取的下一步行動。措辭應堅定而專業，例如：「若屆時仍未收到款項，我們將在不作另行通知的情況下，採取一切必要的法律行動追討欠款，包括但不限於入稟小額錢債審裁處或區域法院。屆時閣下/貴公司將需承擔由此引起的一切法律費用及利息。」這類警告條款能讓對方明白拖延還款的嚴重後果。

第五步：簽署與寄送方式（如雙掛號）的重要性

信末必須由您親筆簽署（如為公司，則需蓋上公司印章），以示真確。在寄送方式上，強烈建議使用掛號信（Registered Mail）或雙掛號信。掛號信能確保信件成功派遞至對方地址，並有郵局的派遞記錄作為憑證。這能有效防止對方日後以「從未收過信件」為由推卸責任，是保障您法律權益的重要一步。

三、中文索償信範本下載 (適用於不同情境)

以下提供兩個不同情境的索償信範本，您可以根據實際情況進行修改使用。請注意，這些範本僅供參考，若案情複雜或金額龐大，建議尋求專業法律意見。

如何根據自身情況修改範本？客製化你的索償信

上述範本提供了一個基礎框架。在使用時，請務必將所有方括號 `[]` 內的資料替換為您的具體情況。您可以根據與對方關係的親疏、欠款時間的長短，以及事件的嚴重性，微調信中的語氣。例如，對於長期合作的夥伴，初次提醒時語氣可以更委婉；但對於惡意拖欠的情況，則應從一開始就採取更嚴肅和堅定的立場。

四、常見問題 (FAQ)

Q：自己寫的索償信有法律效力嗎？

A：有。只要索償信的內容清晰、事實陳述準確，並包含了上述提到的核心要素（雙方資料、欠款詳情、還款要求、後續行動警告），它就是一份具法律基礎的文件。在法律程序中，這封信是證明您已向對方正式提出申索的重要證據，顯示您已採取合理步驟嘗試解決糾紛。當然，由律師代筆的律師信通常更具威懾力，但自行撰寫的索償信在法律層面上同樣有效。

Q：索償信一定要用掛號信寄出嗎？

A：雖然法律上沒有硬性規定，但強烈建議使用掛號信，尤其是對於較為嚴重的警告信。掛號信提供了郵寄和派遞的官方記錄，可以作為對方已收到信件的有力證據，有效防止對方以「不知情」或「沒收到」作為抗辯理由。這筆小小的郵費，是為了保障您在未來訴訟中處於更有利的證據位置，絕對物有所值。

Q：如果對方收到索償信後仍然不還錢怎麼辦？

A：如果對方在您設定的期限過後依然置之不理，您就應該果斷執行您在信中提及的後續行動。最常見的做法是入稟小額錢債審裁處（適用於港幣 75,000 元或以下的申索）。審裁處的程序相對簡單，不一定需要聘請律師。您可以參考我們的文章了解更多關於【小額錢債審裁處程序】的詳情。對於更大額或更複雜的案件，又或涉及如交通意外、工傷等特殊情況，則建議諮詢專業法律意見，了解是否需要入稟區域法院或更高級別的法院。若情況複雜，牽涉到人身傷亡，則可能需要了解【意外賠償】的處理方式。

Q：請律師出信追討欠款要多少錢？

A：在香港，由律師事務所發出律師信的費用並沒有統一標準，收費會因應律師行的規模、律師的資歷以及案件的複雜程度而異。一般而言，一封簡單的追討欠款律師信，費用可能由港幣數千元起。雖然需要支付一定費用，但由律師署名的信件往往能帶來更強的震懾效果，讓對方意識到您已尋求專業法律協助，從而更願意商討還款。

五、結論

總結來說，撰寫一封有效的索償信並不困難，只要掌握我們提到的五大核心要素：列明雙方資料、闡明欠款細節、設定還款期限、警告後續行動及選擇合適的寄送方式，並參考提供的中文索償信範本，就能專業地處理大部分欠款問題。面對欠款，切勿猶豫或拖延，因為時間拖得越久，成功追討的難度就越大。立即行動，用一封專業、有理有據的索償信，踏出保障您權益不受損害的第一步。